Empieza con una carpeta por periodo
Reúne la información de cada mes en un solo lugar y conserva una estructura constante. Puedes separar ingresos, gastos, bancos, nómina y documentos especiales. Lo importante es que cada archivo se pueda relacionar con una operación real.
Información que normalmente conviene reunir
- Comprobantes de ingresos y gastos: facturas, notas de crédito y documentos relacionados con las operaciones del periodo.
- Estados de cuenta: de las cuentas bancarias y medios de cobro utilizados por el negocio.
- Relación de movimientos: aclaraciones sobre transferencias, depósitos, retiros o pagos que no sean evidentes por sí mismos.
- Información de nómina: incidencias, altas, bajas, ausencias y cambios que deban revisarse con la persona responsable.
- Contratos o compras relevantes: documentación de operaciones nuevas o poco frecuentes que merezcan contexto.
- Avisos y comunicaciones: cualquier notificación recibida de una autoridad o institución.
Evita enviar contraseñas o archivos sensibles por canales inseguros. Acordar con tu contador un medio de intercambio y una nomenclatura de archivos ayuda a proteger la información.
Añade contexto, no solo archivos
Un comprobante no siempre explica el propósito de una operación. Una nota breve puede evitar varias rondas de preguntas: quién realizó el pago, a qué proyecto corresponde, si fue un anticipo o si existe un documento relacionado.
Haz una revisión antes de entregar
- Confirma que el periodo sea correcto.
- Revisa que los estados de cuenta estén completos.
- Identifica movimientos sin soporte o sin explicación.
- Separa documentos cancelados o sustituidos.
- Anota dudas y temas que requieran una conversación.
La lista exacta depende de tu actividad
El volumen de operaciones, el régimen, la forma de cobro y la existencia de personal cambian la información necesaria. Esta guía es general; tu contador debe definir contigo una lista adaptada a tu caso.